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河南省重大活动档案征集工作总结及建议
更新时间:2012-2-8

 

河南省重大活动档案征集工作总结及建议

 

 

为了贯彻落实省委办公厅和省政府办公厅关于《河南省重大活动档案管理办法(试行)》的文件要求,河南省档案局于20102月份成立了河南省重大活动档案征集工作领导小组和办公室,启动了河南省重大活动档案征集工作。经过将近三年的时间,完成了多次重大活动档案征集工作,取得了一定的成绩,同时在工作中又发现了不少急需解决的问题,现在将有关工作情况及下步工作的建议总结如下:

一、主要做法

(一)认清重大活动档案征集工作的意义和特点

1、认清重大活动档案征集工作的意义。重大活动档案是指在重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事、宗教等活动中直接形成的,真实地记录了经济建设和社会发展中的重要历程及重大历史面貌,对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同载体形式。重大活动档案的及时收集、安全保管与有效利用,对于丰富档案信息资源,真实地记载历史,维护历史真实面貌,记载改革开放和现代化建设成就,促进经济社会发展具有重要作用,是传承文明、传播知识的重要载体,是“今世可以知古,后世可以知今”的重要素材。为了确保重大活动档案的齐全完整,更好的服务于我国的现代化建设及社会公众,必须做好重大活动档案的收集工作。

2、认清重大活动档案征集工作的特点。一是临时性。重大活动的组织承办机构一般都是临时成立的,包括领导的任命、部门的设立、工作人员的聘用。那么为了在有限的时间内圆满完成活动的举办任务,大家的工作目标和精力重点都会集中在一些事务工作上,这就会在一定程度上忽略档案工作。二是时效性。由于参与重大活动的人员多为借调或短期聘用的,活动结束后,大部分工作人员会马上撤离,甚至部门会即刻撤销,这会从时间上加大档案收集工作的难度。三是规模性。重大活动的工作内容、涉及领域、参与人员等都有一定的规模,致使所形成的档案数量较大、类别繁多、载体多样,这些都给档案员带来不小的挑战。四是保密性。一般重大活动的某些领域要保证新颖独特的效果,有的甚至会涉及机密工作,这要求在一定时限内限制掌握涉密内容的部门和人员。如果档案部门不在其中,就要处理好涉密档案和档案收集工作的矛盾。因此只有充分认清这些特点,才能有针对性的完成好征集工作。

(二)制定完善规范性文件,使得征集工作有章可循。

工欲善其事,必先利其器。在大多数人不了解档案工作的重要性、档案意识不强的情况下,法制是档案行政的有效保障?!吨谢嗣窆埠凸蛋阜ā芳捌洹妒凳┌旆ā?、河南省委办公厅和省政府办公厅关于《河南省重大活动档案管理办法(试行)》是开展重大活动档案采集的法规依据。对于移交部门人员来讲,这些文件能起到引导和约束作用,在一定程度上也能增强档案工作的重要性、权威性和专业性。为此,省档案局将采集重大活动档案作为依法行政的一项重要内容,征集之前,事先向被征集单位发送征集函,告知征集事项、理由、时限,事中派员主动向被征集单位联系、沟通,办理重大活动档案移交登记表等,事后加强征集档案资料的规范整理,做到依法采集,改进行政方式,提高行政实效。此外,我们还特别注重宣传、监督、检查等工作,进一步强化规章制度的执行,从而为档案收集工作提供有利保障。

(三)创新观念,主动作为,立足自身做好征集工作。

观念创新是推进事业发展的不竭动力。根据河南省省委省政府两办的文件要求,河南省档案局重大活动档案征集工作领导小级和办公室工作人员适应形势,更新观念,实现了档案征集工作观念的“三个转变”,即:由活动结束后接管档案向参与活动采集档案转变,由归档管理档案向服务利用档案转变,由坐等移交档案向走出去采集档案转变,省局工作人员采集重大活动档案的工作主动性、工作责任心、工作使命感明显增强。同时,重大活动档案征集是档案部门适应新形势的一项创新型工作,档案征集部门立足自身,主动作为是根本保证,为此,河南省档案局专门建立征集工作责任制、推行重点单位(活动)主动介入制、注重重要线索追踪制等多项制度,激发档案工作人员的主动性,全力开展重大活动档案资料征集工作。从2010年起,河南省档案局派员参加河南省“两会”、中共河南省九次党代会、中原经济区、黄帝故里拜祖大典、商邦大会、豫商大会、2010年绿博会等众多河南省发生的重大活动,主动介入、了解信息;在网络、新闻、报纸等媒体中挖掘重大活动档案信息,多渠道收集征集信息。

(四)上级领导高度重视是完成征集工作的关键。

重大活动档案征集涉及政治、经济、文化各方面,涉及活动参与各部门,需要上级机关特别是省委省政府领导的统筹协调,关心和重视。近年来,河南省省委省政府高度重视重大活动档案征集工作,2009年河南省省委办公厅和省政府办公厅专门下发了关于《河南省重大活动档案管理办法(试行)》的54号文,给重大活动档案征集工作增添了动力。同时,河南省省委省政府以及省直各单位的领导同志给重大活动档案征集工作予以了无限的支持和鼓舞?;频酃世锇葑娲蟮?、商邦大会、豫商大会等多个重大活动的介入都得到了省政协王全书主席及其他省政协领导的协助支持,给档案征集工作得到了极大的便利,使这几项重大活动档案征集工作,完成的十分全面和完整。

(五)专项经费投入充足,征集工作保障到位。

面对重大活动档案征集工作一穷二白的局面,省档案局建立完善了经费保障机制和对突出贡献的单位和个人的表彰和奖励机制。同时专门调拔经费逾六万元,用于重大活动档案征集部门购买录音、照相、摄影等声像器材以及档案后期整理、行政管理部门专业人员参与重大活动等有关的费用。根据实际情况,调拔资金采取订购、购买、征集、复制等多种多样的方式收集资料。通过加大资金投入,全力保障了重大活动档案征集工作的顺利开展。

二、存在的问题

从前期工作开展情况看,尽管取得了良好的开端,但是还有少数部门和单位对此项工作没有引起足够的重视。主要体现在:

(一)、档案征集缺乏统一性。重大活动的主办单位与协办单位之间、同单位主要经办人和档案收集管理人之间协调性、衔接性不够,对档案的归纳收集整理缺乏统一性,独立为战,各自为政,使重大活动的档案汇集整理出现残缺。同时档案残缺这种现象在很多机关单位日常档案收集工作中也广泛存在。

(二)、档案征集内容不完整。对一些单位来说,他们对重大活动的至始而终的具体活动过程并不关心,更不关心活动过程中形成的各种档案,所以他们的资料主要只是头或尾,并十分完整。个别单位领导重视程度不够,行政措施不力,没有落实具体负责的人员对重大活动过程进行拍摄,重大活动缺少照片、录音、录像资料,造成收集的档案资料形式单一,不能全面地反映重大活动的真实面貌。有的单位在移交档案时将普发性上级和本级文件材料移交到了档案馆,涉及到重要的资金、组织、人事等方面的核心档案留在了本单位。

(三)、档案资料缺乏整理。活动过程中形成的大量档案缺乏分类整理、去粗存精,显得杂乱无章。特别是照片档案,由于数码相机的普及,形成庞杂的照片档案,这些照片收集范围广、整理难度大、缺乏统一整理规范。许多单位很少认真整理或根本未加整理。

(四)、档案移交不及时。部分单位责任人员责任心不强,工作拖拉,没有落实“活动结束后1个月内向省档案馆移交”的规定,虽经档案部门多次催交,但多数单位的重大活动档案资料至今仍不能按要求及时移交。

(五)、档案归档、汇交、移交不主动。在重大活动中形成的档案,有单位形成的文件、具体办事人拍的活动照片等,就大量存在于单位内、个人手中。国家的活动、财政的经费、个人的工作,形成的资料应该是国家的,但许多个人的私自占有思想普遍存在,认为档案资料凝聚了个人的劳动心血,就是个人的财产。部分存在于单位的档案资料由于单位工作人员不重视,以工作烦忙为理由,迟迟不交缴,使资料散失。

三、对于重大活动档案征集工作的建议

(一)上级领导加大支持力度。

将重大活动档案征集工作列入重大活动组织承办单位领导办公会讨论内容。在重大活动中,领导层会定期召开办公会,总结和部署阶段性工作。档案征集部门要争取重要会议的一席之地,争取发言权,让各级领导了解档案工作的重要性及其在整体工作中不可或缺的地位,使我们的工作得到认可和支持。

(二)加强建立完善各项制度。
  要建立重大活动告知制度。重大活动举行前,组织承办单位要及时通知档案征集部门,并要求档案征集部门派员参加重大活动协调会,及时介入重大活动当中,最终达到全程参与的目的。要将归档制度同行政管理制度、文书工作制度相衔接,将归档制度纳入上述工作管理制度,以保证其顺利实施。此外还可将归档制度同重大活动中的计划管理制度、标准化管理制度等联系起来。并在移交的内容、数量、时间等方面规范化,从而确保档案资料收集的齐全完整。

(三)要加强档案行政执法力度。

由于多种因素导致档案行政部门消极执法、执法不严、甚至违法追究不了的现象。为了做好重大活动档案征集工作,我们必须摈弃错综复杂的人情观念,不怕得罪人,加强执法,对不重视重大活动档案管理,造成有关档案涂改、伪造、损毁、丢失,不按规定归档、汇交、移交档案,擅自提供、抄录、公布、销毁重大活动档案的以及档案工作人员其他渎职行为的单位个人切实依法做出限期改正、通报批评、行政处分、赔偿损失,构成犯罪的追究刑事责任。同时加强对执法行政行为的监督,促进档案执法人员对违法行为的查处。执法与监督双项并举对于有效预防和及时纠正行政执法过错,保证档案执法行为客观、公正,促进档案依法行政十分必要。

(四)拓宽重大活动征集渠道。

档案征集部门要积极加强与电视台、报社等新闻媒体信息发布部门沟通,建立有效的协作机制,拓宽收集渠道和方式,确保收集归档的重大活动档案资料全面、真实、详尽。要通过信息网络、档案利用、调查走访等途径获取“哪些资料有用”和“哪里有有用资料”的信息,并根据这些信息随时随地地尽早把随时随地产生的该收集的资料收集进馆;机动灵活地采取接收、订购、购买、征集、代管、复制、索要、上送等多种多样的方式收集资料。

河南省重大活动征集工作才刚刚起步,只有不断解放思想,与时俱进,开拓创新,才能构建管理体制优、基础设施好、信息化程度高、服务功能全的重大活动档案工作体系。

 

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